6 règles d’or pour réussir son plan de formation

Sur fond de guerre des talents et de marché en tension, la gestion des compétences et la formation professionnelle sont au cœur des préoccupations des dirigeant·e·s et responsables formation. L’enjeu étant de réussir à maximiser les performances de l’entreprise, tout en contribuant au bien-être des collaborateur·rice·s. Pour y parvenir, de plus en plus de managers L & D s’appuient sur un outil RH phare : le plan de formation.

Destiné à planifier et à suivre les actions de formation mises en place au sein de l’organisation, il représente bien plus qu’une réponse légale aux obligations de l’employeur·euse. Un plan de formation efficace place l’entreprise dans une démarche proactive. Il encourage la progression collective et individuelle. Mais comment procéder pour obtenir un résultat optimal ? Voici 6 règles d’or et de nombreux conseils utiles pour réussir votre plan de formation !

Comprendre l’importance du plan de formation pour l’entreprise et ses collaborateur·rice·s

Pourquoi le plan de formation, devenu « plan de développement des compétences » (PDC) depuis le 1er janvier 2019, constitue-t-il un document de référence pour de nombreux·se·s responsables RH et L & D ? Car c’est un outil précieux en matière de management des talents et de gestion du capital humain ! Destiné à assurer l’adaptation des salarié·e·s à leur poste de travail et à renforcer leur capacité à occuper un emploi, il répertorie l’ensemble des actions de formation proposées par l’entreprise à ses collaborateur·rice·s :

• les formations obligatoires qui conditionnent l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’un texte de loi, d’un décret ou d’une convention internationale ;
• les formations facultatives qui ont pour objectif d’encourager le développement professionnel et personnel des équipes ; les actions de bilan de compétences et de validation des acquis de l’expérience (VAE) utiles pour faire un point sur les savoir-faire accumulés et obtenir une certification.

En tant que responsable formation, le PDC vous permet, ainsi qu’à votre direction :

• d’anticiper les transformations du marché (digitales, environnementales, technologiques, etc.) ;
• d’accompagner l’évolution professionnelle des individus au sein de votre entreprise ; d’optimiser l’expérience collaborateur·rice ;
• de contribuer à l’épanouissement de vos salarié·e·s ;
• d’accroître la performance de vos équipes.

Le plan de développement des compétences vous aide à orienter votre stratégie de formation et vos actions de Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences (GPEC).

6 règles d’or pour réussir son plan de formation

Vous l’avez compris : élaborer un plan de développement des compétences efficace est fondamental pour préparer l’avenir de votre entreprise, gagner en productivité, stimuler l’innovation et améliorer le sentiment de bien-être de vos employé·e·s. Pour réussir, pédagogie, organisation et ces quelques règles essentielles seront vos meilleurs alliés.

1. Définir les objectifs et orientations stratégiques de l’entreprise

L’analyse des besoins de votre organisation est la première étape pour réussir votre plan de formation. Celle-ci doit vous permettre de déterminer les problématiques de l’entreprise, d’identifier les logiques de montée en compétence qui en découlent et de hiérarchiser les priorités pédagogiques de votre PDC.

Posez-vous les questions suivantes, en concertation avec la direction des ressources humaines et le top management :

Quelles sont les orientations stratégiques de l’entreprise ? Comment anticiper au mieux les évolutions technologiques, légales ou structurelles de votre secteur ? Quelles sont les forces et faiblesses de votre organisation ? Quels dispositifs de formation peuvent être utiles pour pérenniser votre activité commerciale ?

Vous aurez ensuite une idée plus précise des attentes et enjeux liés à votre plan de développement des compétences.

2. Établir une cartographie des compétences

Avoir une vision claire des compétences présentes dans l’entreprise et de leur évolution est une autre condition nécessaire pour concevoir votre plan de formation. Dans ce sens, une cartographie des métiers vous permettra de dresser un état des lieux des ressources actuelles et de cibler les actions à mettre en place pour atteindre les objectifs prédéfinis en matière de formation et développement.

Vos équipes disposent-elles des connaissances techniques et des qualités interpersonnelles (softs skills) requises pour mener à bien les tâches qui leur sont confiées ?

L’analyse des écarts entre les compétences disponibles et les buts fixés représente un excellent point de départ pour prendre les décisions L & D adéquates.

3. Identifier les besoins en formation de vos collaborateur·rice·s

Le PDC a un impact direct sur la capacité d’adaptation de vos salarié·e·s à leur poste et leur degré employabilité au sein de l’entreprise. Votre programme L & D devra, par conséquent, prendre non seulement en compte leurs besoins individuels en formation, mais aussi leurs motivations personnelles et leurs souhaits d’évolution professionnelle.

Profitez des entretiens d’évaluation trimestriels ou annuels pour aborder avec elleux la question de la formation sur le lieu de travail. L’envoi d’un court questionnaire à l’ensemble du personnel peut être utile pour compléter votre analyse et mieux comprendre leurs attentes.

4. Sélectionner les dispositifs de formation à inclure dans votre PDC

Les précédentes étapes vous ont permis de définir les contours de votre plan de compétences. Il s’agit à présent de déterminer les actions spécifiques à y inclure en tenant compte à la fois des objectifs stratégiques de l’entreprise, des aspirations du personnel et de vos contraintes légales en tant qu’employeur·euse.

Pensez à distinguer les formations obligatoires, qui visent au maintien de l’emploi, des formations facultatives davantage axées sur le développement professionnel ou la montée en compétence de vos collaborateur·rice·s.

Enfin, n’hésitez pas à varier les modalités de formation des différents programmes L & D proposés (formation présentielle, formation à distance, formation e-learning ou apprentissage mixte). Vous maximisez ainsi vos chances de susciter l’engagement des apprenant·e·s et de transformer votre plan de développement de compétences en succès.

5. Déterminer les coûts de votre plan de formation

L’aspect financier joue bien entendu un rôle clé dans la finalisation de votre plan de compétences et la priorisation des contenus ou modalités de formation. Le budget prévisionnel de votre PDC doit notamment inclure les dépenses suivantes :

• les coûts pédagogiques, tels que les frais d’inscription aux différentes formations obligatoires et facultatives ;
• les frais annexes, comme les frais de déplacement, de restauration ou d’hébergement.

Différentes solutions d’aide au financement existent. Citons, en particulier :

• Le compte personnel de formation (CPF) utilisable par les salarié·e·s tout au long de leur vie active pour suivre une formation qualifiante ou certifiante.
• Le dispositif FNE-Formation dédié à la formation des collaborateur·rice·s placés en activité partielle ou en activité partielle de longue durée, ou employé·e·s dans une entreprise en difficulté, en mutation et/ou en reprise d’activité.
• Les opérateurs de compétences (OPCO) qui ont entre autres pour mission de financer l’apprentissage et d’accompagner les PME pour définir leurs besoins en formation.

6. Faire valider votre plan de compétences par les représentant·e·s du personnel de votre organisation

Une fois votre PDC élaboré et budgétisé, celui-ci doit être présenté aux représentant·e·s du personnel de votre organisation (CSE, CE, etc.). Des orientations stratégiques définies par le management aux actions de formation envisagées : tous les aspects de votre plan de formation seront étudiés pour vérifier qu’il ne défend pas seulement les intérêts de l’entreprise, mais répond également aux attentes des salarié·e·s.

Si cette démarche est facultative pour les TPE, elle est en revanche obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salarié·e·s.

Mesurer l’efficacité de son plan de formation

Vous avez à présent tous les éléments en main pour réussir votre plan de développement des compétences. Il s’agira par la suite de pouvoir en mesurer l’efficacité. Pour cela, plusieurs options s’offrent à vous.

Déterminer les indicateurs clés de performance à suivre

Il vous sera difficile de mesurer l’impact de vos actions de formation sans définir les indicateurs clés de performance (ICP) (également appelés KPI pour Key Performance Indicator) sur lesquels vous appuyer pour juger de leur succès.

Parmi les KPI fréquemment utilisés pour évaluer les performances d’un dispositif de formation (présentiel et distanciel), nous retrouvons, par exemple :

• le taux d’accès à la formation qui correspond au pourcentage de salarié·e·s ayant profité d’une action de formation sur l’année ;
• le taux de complétion qui se réfère à la part d’apprenant·e·s ayant terminé leur formation ;
• le taux de progression, typiquement utilisé pour mesurer les performances pédagogiques d’une formation ;
• le taux de transformation qui aide à déterminer l’impact d’une action de formation sur des performances métiers ;
• le coût moyen d’une formation par apprenant·e·.

Le choix des indicateurs de réussite à suivre dépend naturellement de plusieurs facteurs tels que la taille de votre entreprise, vos objectifs spécifiques ou encore l’ampleur de votre PDC.

Utiliser le modèle de Kirkpatrick pour évaluer l’efficacité d’une formation

Le modèle de Kirkpatrick fait souvent office de référence pour évaluer l’impact d’une formation. Élaboré à la fin des années 1950 par Dr Donald Kirkpatrick — puis actualisé en 2010 par Dr Jim Kirkpatrick et Wendy Kayser Kirkpatrick et rebaptisé « nouveau modèle de Kirkpatrick » — il reste à ce jour le plus reconnu et le plus utilisé dans ce domaine.

Il met en évidence quatre niveaux d’évaluation pour analyser l’efficacité d’une formation et en apprécier les résultats :

• Niveau 1 : «  Réaction  » : quel est le niveau de satisfaction et d’implication des apprenant·e·s ? La formation était-elle pertinente par rapport à leurs besoins et à leurs objectifs ?
• Niveau 2 : «  Apprentissage  » : les participant·e·s ont-ils développé les connaissances, les compétences, l’attitude, la confiance et l’engagement attendus grâce à la formation ?
• Niveau 3 : «  Comportement  » : dans quelle mesure les acquis de la formation sont-ils mobilisés par les apprenant·e·s en situation de travail  ?
• Niveau 4 : «  Résultats  » : les résultats ciblés ont-ils été atteints à l’issue de la formation ?

Cette méthode présente l’avantage de s’appliquer à tout type de formation (présentiel, distanciel, e-learning, MOOC, etc.) ainsi qu’à tous les secteurs d’activités.

Accompagner la montée en compétence de ses équipes grâce à l’apprentissage linguistique

Dans un contexte économique en constante mutation, de plus en plus de responsables de formation jouent la carte de l’apprentissage linguistique pour accompagner la montée en compétence de leurs collaborateur·rice·s. Et pour cause : au-delà des opportunités d’ouverture à l’international, former ses équipes aux langues étrangères s’inscrit dans une optique de développement professionnel qui profite aussi bien à l’entreprise qu’à ses salarié·e·s. Stimulation des capacités cérébrales des apprenant·e·s, fluidification de la communication entre les équipes, augmentation de la productivité des employé·e·s et élargissement des possibilités d’évolution en interne : les bénéfices des formations en langue sont multiples en matière de développement des compétences.

C’est pour cela que les programmes d’apprentissage Babbel for Business — leader dans le secteur de la formation linguistique en ligne — ont été conçus par des expert·e·s internationaux pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises et de leurs collaborateur·rice·s. Contrairement à d’autres formations linguistiques B2B, ils ne se concentrent pas seulement sur le développement des compétences communicatives des apprenant·e·s, mais aussi sur leurs compétences professionnelles.

La méthode éprouvée de Babbel for Business s’articule ainsi autour de contenus pédagogiques qui encouragent la mise en situation professionnelle et le développement des compétences métier. Grâce à ses modules dédiés aux négociations commerciales, à la prise de contact, à la rédaction d’e-mails ou aux appels téléphoniques, les apprenant·e·s bénéficient de cours en lien direct avec leur secteur d’activité. Ils progressent plus rapidement et plus efficacement.