Une communication efficace se présente sous de nombreuses formes, mais il existe un élément qui reste invariable : elle doit commencer par venir d’en haut. Lorsque la direction et les chef·fe·s d’équipe sont capables de bien communiquer, les membres de l’équipe suivent leur exemple. À leur tour, en gravissant les échelons de la hiérarchie, les employé·e·s transmettront cet héritage à leur propre équipe.

Pourquoi la communication est-elle si cruciale au succès d’une entreprise ? Parce qu’elle est l’ingrédient clé de la productivité.

Lorsqu’une équipe est capable de transmettre des informations avec précision, cela favorise une diminution des erreurs commises, de meilleures relations internes et externes, des réalisations de projets réussies et une culture de la confiance. Une communication médiocre ou inefficace sur le lieu de travail peut donner lieu à une culture du blâme, à des projets mal exécutés, à des parties prenantes confuses, à des client·e·s mécontent·e·s et à une culture de travail négative.

Quels sont donc les obstacles à la communication les plus courants dans une entreprise ? Cet article de blog dresse une liste de ces obstacles et propose des solutions pour les surmonter.

Le manque de clarté

Nous sommes tous passé·e·s par là : combien de fois avons-nous participé à une longue réunion, avec de nombreuses parties prenantes et beaucoup trop d’informations qui circulent ? Et où, malgré un contenu exhaustif, il subsiste encore un certain nombre de questions à poser et de lacunes à combler lorsque la réunion se termine.

Bien que la situation puisse vous sembler insurmontable, il est facile de rectifier le tir. Avant de commencer à travailler sur votre plan d’action, envoyez un e-mail à votre équipe en indiquant ce que vous comptez faire. Demandez si tout est correct ou si vous avez oublié quelque chose. S’il y a un malentendu, il sera de cette façon clarifié immédiatement.

Cette technique permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et de préciser les choses pour vous et le reste de votre équipe. Avant le début d’un projet, les chef·fe·s d’équipe devraient prendre l’habitude d’écrire le plan d’action dans un e-mail afin que chacun·e comprenne les prochaines étapes. Il s’agit d’un concept simple qui garantit une communication forte.

Les barrières linguistiques

Dans un monde de plus en plus connecté, le lieu de travail s’internationalise, que cela soit en Europe ou sur le reste de la planète. Par ailleurs, les client·e·s et les consommateur·rice·s viennent aussi des quatre coins du monde, de nombreuses entreprises travaillant avec une clientèle de cultures, de pays et de continents différents.

Par conséquent, de nombreuses personnes parlent une deuxième langue au bureau, ce qui signifie qu’il est malheureusement courant pour les autres de passer à côté de certaines informations. C’est souvent difficile pour un·e employé·e de demander des éclaircissements, car cela peut être gênant. Or, c’est précisément ce manque de clarté qui entraîne une rupture de la communication, ce qui amène des erreurs, ce qui conduit à un·e client·e mécontent·e.

Cela se manifeste par exemple par le fait que les employé·e·s ne se sentent pas à l’aise pour poser des questions ou prendre la parole lors des réunions. Ces situations conduisent à une mauvaise communication et à de possibles malentendus ultérieurs, ce qui aura des répercussions négatives sur l’employé·e, sur la direction et sur l’entreprise dans son ensemble.

C’est pourquoi la mise en place d’une plateforme d’apprentissage linguistique à l’échelle de l’entreprise pourrait être la solution. Quelle que soit la langue de votre entreprise — français, allemand, anglais — Babbel for Business propose des cours spécifiques à votre secteur d’activité dans 14 langues différentes. Grâce à Babbel, toute votre entreprise peut travailler la langue de son choix au niveau qui lui convient le mieux, afin de surmonter l’un des obstacles les plus courants à la communication.

Pour appuyer nos dires, en voici un exemple. Nous avons travaillé avec l’entreprise Sodastream, située à Francfort, pour aider à renforcer la confiance des employé·e·s lorsque l’anglais est utilisé sur le lieu de travail. Les employé·e·s souhaitaient être en mesure de communiquer plus efficacement par e-mail et lors de réunions. Les participant·e·s ont trouvé que les cours spécifiques aux entreprises et les leçons courtes de Babbel étaient un outil inestimable et efficace qui leur a permis d’améliorer rapidement leur anglais des affaires. Vous pouvez lire leur témoignage ici.

Les compétences en matière d’écoute

La communication est à double sens et l’écoute est tout aussi importante que la parole. Lorsqu’un projet est en cours, les chef·fe·s d’équipe doivent apprendre à écouter plus qu’à parler. En encourageant les retours et les commentaires, votre équipe se sentira à l’aise pour poser des questions et obtenir des éclaircissements sur les zones d’ombre. Cela permet également à la direction de détecter les malentendus avant qu’ils ne deviennent un problème.

La meilleure façon d’améliorer les compétences d’écoute est de pratiquer l’écoute active.

• Arrêtez ce que vous faites et faites face à votre interlocuteur·rice.
• Maintenez un contact visuel et ayez une attitude corporelle adaptée.
• Visualisez ce que votre interlocuteur·rice est en train de dire.
• Ne l’interrompez pas.
• Résumez ou reformulez le message de votre interlocuteur·rice pour écarter tout malentendu.
• Posez des questions de clarification si nécessaire.

Choisissez soigneusement votre support

La communication d’entreprise est vaste et peut être délivrée via une variété de formats. Cela inclut la communication verbale, écrite, en face à face, lors d’une réunion officielle, ou spontanément dans la cuisine. Ces échanges s’appuient sur des supports tels que l’intranet, la messagerie instantanée, l’e-mail et même le mémo. Pour que la direction garantisse une communication d’entreprise efficace, elle doit mettre en place une stratégie généralisée pour communiquer les informations importantes, afin que tout le monde puisse y avoir accès.

Cette stratégie peut être différente pour chaque projet, mais c’est à la direction de définir des normes universelles sur la façon de communiquer l’information au sein de son équipe. Choisissez ce support avec soin : Slack peut servir à diffuser les informations moins formelles, tandis que l’e-mail permet l’échange d’informations importantes. Les accords formels devraient être rédigés, tandis que l’évolution du projet peut être discutée en personne ou lors d’une réunion.

C’est au ou à la responsable d’équipe de décider du support qui convient le mieux, mais avec une direction cohérente, l’information ne se perdra pas, ce qui est la clé d’une communication efficace.

N’utilisez pas de jargon

Il s’agit là d’un piège courant pour la direction, car le jargon peut être un moyen rapide et efficace d’expliquer quelque chose. Le problème est que les locuteur·rice·s non natif·ve·s peuvent ne pas être familier·ère·s avec les termes utilisés, et que même certain·e·s locuteur·rice·s natif·ve·s pourraient avoir des difficultés à disséquer les phrases longues et alambiquées propres au secteur.

Le jargon peut constituer un obstacle important à la communication. Il est donc toujours préférable d’utiliser des termes simples pour discuter d’un projet. La bonne nouvelle, c’est que Babbel for Business propose des cours conçus pour des secteurs et des métiers spécifiques, comme la finance, l’hôtellerie, le marketing, l’industrie pharmaceutique, etc. Votre équipe pourra ainsi se familiariser avec les expressions et les mots utilisés au sein de son secteur d’activité.

Babbel for Business est une plateforme numérique d’apprentissage linguistique qui permet de renforcer les compétences de communication de votre équipe.