Que le lieu de travail puisse être un environnement stressant, ce n’est pas vraiment nouveau. Mais ce à quoi nous ne nous attendions peut-être pas, c’est que le télétravail puisse être tout aussi difficile, à la longue. L’amélioration de la communication au sein d’une équipe de travail, notamment en termes de qualité et d’efficacité, peut grandement contribuer à atténuer certaines des difficultés rencontrées au travail, même lorsque celui-ci se fait de manière virtuelle.
En période de stress, c’est bien la communication qui se dégrade en premier : nous passons d’un appel à l’autre et d’un e-mail à l’autre, et nous avons souvent l’esprit occupé par la prochaine chose à faire sur notre agenda plutôt que par la tâche à accomplir. Se précipiter lors de l’exécution de tâches est le meilleur moyen de faire des erreurs, telles que prendre deux rendez-vous à la même heure, écrire un message sur un ton brusque ou envoyer la mauvaise pièce jointe dans un e-mail. Les retards et les suivis qui en résultent créent un manque de motivation, de la mauvaise humeur et des insécurités plus profondes au sein de l’équipe.
Heureusement, la communication est une compétence qui peut être améliorée, ce qui va permettre d’assurer le succès de toute une équipe et de remonter le moral de chacun·e.
1. Communiquez avec précision
Une équipe de football doit connaître avec précision les phases de jeu qui constituent la stratégie de l’ensemble du match, sans quoi il n’y a pas beaucoup d’espoir de gagner. C’est la même chose au bureau : si chaque étape d’un projet d’envergure n’est pas communiquée clairement, l’ensemble de la démarche est mis en péril et un sentiment d’échec potentiel suffit à maintenir n’importe quelle équipe sous tension. Soyez clair et direct lorsque vous exposez votre stratégie et encouragez vos collègues à poser des questions pour clarifier les choses.
2. Tenez compte des différences culturelles en matière de communication
Les styles de communication diffèrent en fonction de la culture d’origine, que cela concerne un besoin de consensus accru entre collègues ou bien une approche plus directe pour répondre aux e-mails et donner son avis. Si votre équipe compte des membres internationaux·ales, essayez d’en savoir un peu plus sur leur manière d’interagir. En développant vos compétences en communication interculturelle, vous pourrez comprendre non seulement le type de messages transmis par ces collaborateur·rices, mais aussi comment et pourquoi ils ou elles communiquent de cette façon.
3. Travaillez vos capacités d’écoute
Une grande partie de la communication consiste à écouter. Dans un environnement virtuel, cela inclut la lecture des e-mails ou tout autre type d’interaction où vous devez être réceptif·ve et répondre. Faites ce qu’il faut pour vous concentrer uniquement sur ce que disent vos collègues lors d’une réunion sur Zoom, ou pour lire attentivement les e-mails au lieu de les parcourir, afin de ne pas répondre par une question qui a déjà été posée.
4. Apprenez la langue du bureau
Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, il faut aussi que tout le monde parle la même langue, au sens propre. Si le bureau fonctionne avec deux langues différentes, ou si la langue de travail est différente de la langue maternelle des employé·e·s, aider chacun·e à renforcer ses compétences en vocabulaire et en grammaire peut être un excellent moyen d’améliorer la communication. Si quelque chose n’est pas clair dans une langue, par exemple, un·e collaborateur·rice peut essayer de reformuler certaines phrases ou même simplement quelques mots clés dans l’autre langue pour permettre d’apporter des éclaircissements. En améliorant leurs compétences linguistiques, les employé·e·s se sentiront plus confiant·e·s et pourront participer davantage aux réunions et aux discussions de l’équipe.
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5. Prêtez attention à votre langage corporel
C’est un aspect important de la communication sur le lieu de travail, mais c’est également fondamental lors des appels sur Zoom. Si vous regardez constamment autre chose par-dessus votre ordinateur portable, si vous ne regardez pas votre interlocuteur·rice ou si vous vous tassez sur votre chaise, tout cela indique que vous n’avez pas vraiment envie d’être là. Vos collègues s’en apercevront et cela provoquera un sentiment de malaise au cours de l’appel pour toutes les personnes impliquées. Par ailleurs, il est possible que, dans le but de conclure l’appel rapidement, les membres de l’équipe risquent de ne pas poser de questions ou de ne pas parler des prochaines étapes à suivre. Garder ces compétences à l’esprit lorsque vous communiquez, que ce soit virtuellement ou en personne, peut aider à faciliter les choses pour l’ensemble de l’équipe. Plus les membres de l’équipe communiquent, moins il y aura de situation stressante, ce qui rend les équipes plus heureuses, plus productives et plus performantes.
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