Die Kommunikation hat einen Einfluss auf alle Aspekte des Arbeitsplatzes.
Eine effektive Kommunikation fördert die Zusammen- und Teamarbeit, stärkt Transparenz und Vertrauen und steigert Produktivität und Leistung. Außerdem hilft sie, positive und professionelle Beziehungen aufzubauen.
Schlechte Kommunikationsfähigkeiten hingegen führen schnell zu Missverständnissen, Zeitverschwendung, Konflikten und Stress.
Für Unternehmen ist eine gute Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was der tatsächliche ROI einer effektiven Kommunikation ist, und warum ohne gute Kommunikationsfähigkeiten Erfolg nicht möglich ist.
Inhaltsverzeichnis
- Was sind Kommunikationsfähigkeiten? Definition & Bedeutung
- Die 4 wichtigsten Arten der Kommunikation
- Die Bedeutung einer guten Kommunikation am Arbeitsplatz (und die Kosten einer schlechten Kommunikation)
- Die Vorteile guter Kommunikationsfähigkeiten
- 10 Beispiele für gute Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz
- Wie Sie die Kommunikationsfähigkeit Ihres Teams trainieren: 4 praktische Tipps
- Fazit: Gute Kommunikationsfähigkeiten sind die Grundlage einer gesunden Unternehmenskultur
Wie kommuniziert man effektiv mit mehrsprachigen Kund:innen?
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Was sind Kommunikationsfähigkeiten? Definition & Bedeutung
Bei der Kommunikation geht es darum, wie wir Informationen weitergeben und empfangen.
Außerdem ermöglichen Sie es uns, Informationen von anderen zu erhalten und angemessen darauf zu reagieren.
Unterschiedliche Szenarien erfordern unterschiedliche Kommunikationsfähigkeiten. Wie wir kommunizieren, hängt also davon ab, mit wem wir kommunizieren und um welche Art von Kommunikation es geht.
Was also sind die verschiedenen Arten der Kommunikation? Auf diese Frage gehen wir im folgenden Abschnitt näher ein.
Die 4 wichtigsten Arten der Kommunikation
Es gibt vier Hauptarten der Kommunikation:
- Verbale Kommunikation: Hierbei kommunizieren wir mündlich mit Lauten und/oder Worten. Beispiele für verbale Kommunikation sind Sprechen, Singen, Lachen, Geschichten erzählen, Vorlesen und Unterbrechen.
- Nonverbale Kommunikation: Bei dieser Art der Kommunikation vermitteln wir Informationen ohne Worte. Dazu gehören Gesichtsausdrücke, Handgesten, Körpersprache und Blickkontakt. Nonverbale Kommunikation kann auch Gegenstände und Bilder umfassen.
- Visuelle Kommunikation: Hier kommunizieren wir durch Bilder und visuelle Elemente. Beispiele hierfür sind Emojis, Fotos, Screenshots, Diagramme und Schaubilder sowie Videos.
- Schriftliche Kommunikation: Bei dieser Art der Kommunikation dreht sich alles um das geschriebene Wort. Beispiele sind E-Mails, SMS, Briefe, Slack-Nachrichten (und andere Arten von Instant Messaging) und Notizen.
Das sind die Hauptarten der Kommunikation im Schnelldurchlauf! Die 10 wichtigsten Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz stellen wir weiter unten vor. Zunächst wollen wir jedoch im nächsten Abschnitt zeigen, warum eine effektive Kommunikation so wichtig ist.
Die Bedeutung einer guten Kommunikation am Arbeitsplatz (und die Kosten einer schlechten Kommunikation)
Eine gute Kommunikation ist die Grundlage für den Erfolg von Unternehmen. Denn wie wir kommunizieren, hat Auswirkungen auf alles: Zusammenarbeit und Teamwork, Produktivität, zwischenmenschliche Beziehungen, das Wohlbefinden der einzelnen Mitarbeitenden und die gesamte Unternehmenskultur.
Doch was passiert, wenn die Kommunikation schlecht ist? Laut dem 2023 State of Business Communication Report von Grammarly:
- berichten 38 Prozent der Führungskräfte, dass eine ineffektive Kommunikation die Kosten steigert
- sind 43 Prozent der Führungskräfte der Ansicht, dass eine schlechte Kommunikation die Produktivität beeinträchtigt
- nennen 42 Prozent der Führungskräfte verpasste und verlängerte Abgabefristen als die schlimmsten Folgen einer mangelhaften Kommunikation
Laut einem anderen Bericht von Project.co sind die wichtigsten Folgen einer schlechten Kommunikation am Arbeitsplatz:
- Zeitverschwendung (68 Prozent)
- Verpasste Nachrichten (53 Prozent)
- Burnout, Stress und Müdigkeit (42 Prozent)
- Verlorengegangene/verlegte Akten (35 Prozent)
- Eine mangelhafte Customer Experience (30 Prozent)
- Verlust von Mitarbeitenden (10 Prozent)
Das also passiert, wenn die Kommunikation nicht so läuft, wie sie soll und Ihre Angestellten auf Kommunikationsbarrieren stoßen.
Aber was haben Unternehmen davon, wenn sie eine effektive Kommunikation fördern und in den Ausbau der Kommunikationsfähigkeiten ihrer Mitarbeitenden investieren? Schauen wir uns das im nächsten Abschnitt einmal näher an.
Die Vorteile guter Kommunikationsfähigkeiten
Eine gute Kommunikation am Arbeitsplatz hat vielerlei Vorteile. Der Ausbau der Kommunikationsfähigkeiten in Ihrem Unternehmen hilft:
- die Transparenz zu steigern und Vertrauen aufzubauen
- die Zusammen- und Teamarbeit zu verbessern
- Konflikte und Missverständnisse zu minimieren
- Verbundenheit und positive Beziehungen zu fördern
- das Engagement, die Produktivität und Leistung zu stärken
- Psychologische Sicherheit zu schaffen
In Zahlen ausgedrückt ergibt sich folgendes Bild:
- 72 Prozent der Führungskräfte sagen, dass eine effektive Kommunikation die Produktivität steigert.
- 60 Prozent der Führungskräfte stellen fest, dass die Mitarbeitenden mehr Vertrauen haben, wenn die Kommunikation gut ist.
- 41 Prozent der Führungskräfte geben an, dass eine effektive Kommunikation ihren eigenen Stress verringert.
Nachdem wir gezeigt haben, warum eine gute Kommunikation so wichtig ist, wollen wir uns im nächsten Abschnitt die wichtigsten Kommunikationsfähigkeiten für Ihr Unternehmen anschauen.
10 Beispiele für gute Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz
Bei der Arbeit kommunizieren wir ständig mit unterschiedlichen Menschen: mit Kund:innen, anderen Teammitgliedern, Vorgesetzten, dem Unternehmensvorstand, Personen aus anderen Abteilungen, Teilnehmenden bei Networking-Veranstaltungen oder den Personalverantwortlichen des Unternehmens.
Daher ist es so wichtig, solide Kommunikationsfähigkeiten zu entwickeln, mit denen wir uns in verschiedenen Kontexten und beruflichen Beziehungen zurechtfinden können.
Unten haben wir die wichtigsten Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz für Sie zusammengestellt:
1. Aktives Zuhören
Wie oft ertappen Sie sich dabei, dass Sie bereits Ihre Antwort formulieren oder sich gedanklich auf Ihren eigenen Wortbeitrag vorbereiten, wenn eine andere Person gerade spricht?
Wir alle tun das, aber meist bedeutet dies, dass wir nur hören, was unser Gegenüber sagt, ohne nicht wirklich zuzuhören. Das kann dazu führen, dass wir Inhalte verpassen, was wiederum Missverständnisse zur Folge haben kann. Oder schlimmer noch: Möglicherweise bekommt unser Gegenüber das Gefühl, dass wir uns nicht für das Gesagte interessieren.
Aktives Zuhören erfordert, dass Sie Ihrem Gegenüber Ihre volle und ungeteilte Aufmerksamkeit schenken und dem Drang widerstehen, eine Schlussfolgerung oder ein Gegenargument zu formulieren, bevor die jeweilige Person zu Ende gesprochen hat.
2. Storytelling
Das Erzählen von Geschichten ist unglaublich effektives Kommunikationsmittel. Unser Gehirn ist im wahrsten Sinne des Worten darauf programmiert, Geschichten zu verarbeiten. Wenn wir Geschichten hören, nimmt unsere neuronale Aktivität deutlich zu, da der Inhalt so ansprechender und einprägsamer verpackt wird.
Wenn Sie also mittels Geschichten kommunizieren, haben Sie eine höhere Chance, Ihr Publikum zu fesseln und zu überzeugen.
Sie können Storytelling einsetzen, um die Mission und die Werte Ihres Unternehmens auf eine für Ihre Mitarbeitenden ansprechende Art und Weise zu vermitteln. Alternativ können Sie mit Hilfe von Geschichten wichtige Erkenntnisse und Daten so präsentieren, dass sie zum Handeln anregen.
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3. Feedback geben und empfangen
In den meisten Positionen ist das Geben und Empfangen von Feedback unerlässlich.
Die Kunst des Feedbackgebens besteht darin, sich auf das Problem und nicht auf die Person zu konzentrieren, stets objektiv und lösungsorientiert zu bleiben und Beispiele anzuführen. Dabei sollten Sie immer klar und deutlich kommunizieren, aber gleichzeitig einfühlsam sein.
Auch das Empfangen von Feedback ist eine Kommunikationsfähigkeit, denn es erfordert, dass Sie zuhören, aufgeschlossen bleiben und Fragen stellen, um das Feedback besser zu verstehen und die nächsten Schritte festzulegen.
4. Einfühlungsvermögen
Diese Kommunikationsfähigkeit ist unglaublich wichtig, denn sie hilft Ihnen, nonverbale Signale wahrzunehmen und zu erkennen, wie sich andere Menschen fühlen. Sie können zum Beispiel anhand der Körpersprache merken, dass eine Person nervös ist, auch wenn sie Ihnen das nicht ausdrücklich mitteilt.
Wenn Sie einfühlsam sind, können Sie Ihren Kommunikationsstil anpassen und angemessen auf Ihr Gegenüber reagieren.
5. Digitale Kommunikationsfähigkeiten
Da Tele- und Hybridarbeit immer häufiger werden, sind auch digitale Kommunikationsfähigkeiten wichtiger denn je.
Dazu gehört die Beherrschung digitaler Kommunikationstools wie Slack und andere Instant-Messaging-Plattformen, Videokonferenz-Tools wie Microsoft Teams und Zoom sowie Remote-Workshopping- und Collaboration-Tools wie Miro.
Neben dem Umgang mit den Tools selbst ist es wichtig, die Umgangsformen und die Erwartungen in Bezug auf die einzelnen Kanäle in Ihrem Unternehmen zu verstehen. Einige Unternehmen nutzen Instant Messaging beispielsweise nur für dringende Mitteilungen, während es in anderen tagtäglich als wichtigster Kommunikationskanal zum Einsatz kommt.
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6. Fragen stellen
Bei der Kommunikation geht es nicht nur darum, wie wir Informationen vermitteln, sondern auch darum, wie wir Informationen von anderen empfangen und interpretieren.
Fragen zu stellen ist daher wichtig, um Klarheit zu schaffen und sicherzustellen, dass wir die Botschaft, die uns übermittelt wird, vollständig verstanden haben. Wenn wir uns unsicher sind, aber keine Fragen stellen oder uns nicht um Klärung bemühen, sind Unklarheiten, Missverständnisse und Fehler vorprogrammiert.
7. Sprechen und Präsentieren vor Publikum
Mit dieser Kommunikationsfähigkeit haben viele zu kämpfen: schätzungsweise 75 Prozent der Bevölkerung haben Angst, vor Publikum zu reden.
Wenn man jedoch bedenkt, dass die Angst, vor Publikum zu sprechen, die Wahrscheinlichkeit einer Beförderung auf eine Führungsposition um 15 Prozent senkt, lohnt es sich, diese Angst zu überwinden und die damit verbundenen Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.
Zu den wichtigen Kommunikationsfähigkeiten für das Sprechen vor Publikum gehören eine klare und kohärente Artikulation, Erzähltechniken, Blickkontakt und der Einsatz der Körpersprache, um positive und zuversichtliche Signale zu senden.
8. Körpersprache und nonverbale Signale
Und da wir gerade schon beim Thema Körpersprache sind: Diese ist an sich schon eine wichtige Kommunikationsfähigkeit. Selbst wenn Sie nicht sprechen, sollten Sie darauf achten, welche nonverbalen Signale Sie möglicherweise aussenden.
Wenn Sie beispielsweise die Arme vor dem Körper verschränken, könnte das den Eindruck erwecken, dass Sie unglücklich, frustriert oder nicht gesprächsbereit sind.
Lächeln, Nicken und eine offene Körperhaltung können hingegen Offenheit, Begeisterung und Interesse vermitteln.
Tipp von Babbel: So verbessern Sie Ihre Kundenkommunikation
9. Konfliktmanagement
Eine weitere wichtige Kommunikationsfähigkeit am Arbeitsplatz ist das Konfliktmanagement. Dieses ist hilfreich, um eine Lösung zu finden, wenn zwei oder mehr Parteien nicht einer Meinung sind, und um berufliche Beziehungen zu pflegen, auch wenn wir mit den jeweiligen Personen nicht auf einer Wellenlänge liegen.
Zu den wichtigsten Kommunikationsfähigkeiten für das Konfliktmanagement gehören: aktives Zuhören, Einfühlungsvermögen, Feedback, das Äußern von Gedanken und Gefühlen, ohne unser Gegenüber anzugreifen, und manchmal auch Durchsetzungsvermögen und das Setzen von Grenzen.
10. Reaktionsfähigkeit
Gute Kommunikationsfähigkeiten beziehen sich nicht nur darauf, was wir wie sagen. Es geht auch darum, rechtzeitig zu reagieren.
Sie müssen nicht jede E-Mail innerhalb von fünf Minuten beantworten oder Ihre Arbeit jedes Mal unterbrechen, wenn Sie eine Slack-Nachricht erhalten – und Sie müssen auch nicht immer sofort handeln. Sie können aber den Eingang der Nachricht bestätigen und schreiben, dass Sie sich in Kürze melden.
Reaktionsfähigkeit schafft Klarheit, Transparenz und Vertrauen und erleichtert eine effektive Zusammenarbeit.
Wie Sie die Kommunikationsfähigkeit Ihres Teams trainieren: 4 praktische Tipps
Im Folgenden finden Sie vier Maßnahmen, mit denen Sie die Kommunikationsfähigkeiten Ihres Teams verbessern können:
- Ein Kommunikationshandbuch erstellen
- Risikobereitschaft fördern, um Selbstvertrauen aufzubauen
- Eine gesunde Feedback-Kultur fördern
- In Sprachkurse für Unternehmen investieren
Schauen wir uns nun an, wie Sie diese Schritte in die Tat umsetzen können.
1. Ein Kommunikationshandbuch erstellen
Ein Kommunikationshandbuch ist ein internes Dokument mit Kommunikationsrichtlinien für Ihre Mitarbeitenden.
Sie können in dem Handbuch auch Prozesse und Protokolle für verschiedene Szenarien beschreiben, z. B. wie Mitarbeitende vorgehen sollen, wenn sie Feedback geben oder eine Beschwerde vorbringen möchten, sowie ein Organigramm, das klar und deutlich zeigt, wer innerhalb des Unternehmens wofür zuständig ist.
Außerdem können Sie eigene Regeln für die Kommunikation sowie Leitlinien für eine inklusive und respektvolle Sprache formulieren.
2. Risikobereitschaft fördern, um Selbstvertrauen aufzubauen
Einige der wichtigsten Kommunikationsfähigkeiten werden nicht genug gestärkt, weil wir nicht dazu ermutigt werden, sie zu verbessern.
Sprechen und Präsentieren vor Publikum sind ein gutes Beispiel. Erinnern Sie sich an die Statistik am Anfang dieses Artikels, dass 75 Prozent der Bevölkerung Angst hat, vor Publikum zu reden? Viele Menschen vermeiden das Sprechen vor Publikum um jeden Preis – doch das bedeutet, dass sie nie die Chance haben, ihre Angst zu überwinden und diese essenzielle Kommunikationsfähigkeiten auszubauen.
Ermutigen Sie als Führungskraft Ihre Mitarbeitenden dazu, Risiken einzugehen und ihre kommunikative Komfortzone zu verlassen. Wenn eines Ihrer Teammitglieder nicht gerne vor Publikum redet, sollten Sie es ermutigen, mit einer kurzen Präsentation vor einer kleinen Gruppe zu beginnen. Wenn Sie ein Teammitglied haben, das nicht durchsetzungsfähig ist, ermutigen Sie es, bei der nächsten Teambesprechung sich für die eigenen Wünsche stark zu machen.
Obwohl keine Person dazu gedrängt werden sollte, etwas zu tun, was sie nicht möchte, sollten Sie dennoch versuchen, Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten.
3. Eine gesunde Feedback-Kultur fördern
Feedback ist einer der wichtigsten Aspekte der Kommunikation am Arbeitsplatz, kann aber auch eine der größten Herausforderungen sein.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine gesunde Feedback-Kultur zu fördern. An erster Stelle sollten Sie Ihre Teams ausdrücklich zu Feedback ermutigen und dafür verschiedene Kanäle anbieten. Sie können zum Beispiel eine anonyme Vorschlagsbox einrichten oder wöchentliche (oder monatliche) Sprechstunden einführen, in denen Teammitglieder persönlich oder virtuell mit Ihnen sprechen können.
Darüber hinaus ist es hilfreich, Anleitungen und Tipps zum Geben und Empfangen von konstruktivem Feedback zu erstellen (z. B. in Form von Feedback-Leitlinien). Diese Tipps können Sie auch in Ihr Kommunikationsbuch aufnehmen!
Und nicht zuletzt sollten Sie Feedback zu einem festen Bestandteil der Kommunikation in Ihren Teams machen. Beschränken Sie das Feedback dabei nicht auf offizielle Leistungsbeurteilungen, sondern nehmen Sie sich die Zeit, regelmäßig mit Ihren Teammitgliedern zu sprechen und zu fragen, wie es bei ihnen läuft.
Mit Hilfe einer gesunden Feedback-Kultur wird das Geben und Empfangen von Feedback zu einem natürlichen und angenehmen Teil der Kommunikation am Arbeitsplatz.
4. In Sprachkurse für Unternehmen investieren
Eine weitere sehr wirksame Methode zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz ist das Erlernen einer neuen Sprache durch das Anbieten von Firmensprachkursen.
Das Sprachenlernen regt uns ganz automatisch dazu an, bewusster darüber nachzudenken, wie wir die Sprache(n), die wir bereits beherrschen, einsetzen und deutlicher zu kommunizieren.
Und nicht nur das: Allein die Teilnahme am Sprachunterricht, die Interaktion mit den anderen Teilnehmenden und das Üben der Kommunikation in einer anderen Umgebung tragen dazu bei, dass wir mehr Selbstvertrauen gewinnen und besser kommunizieren.
Studien haben außerdem gezeigt, dass das Sprechen einer zweiten Sprache oder einfach der Kontakt mit anderen Sprachen die nonverbale Kommunikation verbessert – ein weiterer wichtiger Aspekt für eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie mit dem Sprachenlernen in Ihrem Unternehmen beginnen sollen, werfen Sie einen Blick in diesen nützlichen Leitfaden: So finden Sie den richtigen Sprachkurs für Ihr Unternehmen!
Tipp von Babbel: Wie Sie die interkulturelle Kommunikation stärken und warum das für Ihr Unternehmen so wichtig ist
Fazit: Gute Kommunikationsfähigkeiten sind die Grundlage einer gesunden Unternehmenskultur
Eine gute Kommunikation fördert die Produktivität und die Zusammenarbeit, schafft Vertrauen und Engagement und ermöglicht positive Beziehungen am Arbeitsplatz. Ohne gute Kommunikationsfähigkeiten wird es Ihnen nicht gelingen, eine gesunde Unternehmenskultur zu schaffen oder wichtige Unternehmensziele zu erreichen.
Nutzen Sie also unsere vier praktischen Tipps zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten Ihres Teams. Gleichzeitig sollten Sie in Ihrer Rolle als Führungskraft ein gutes Kommunikationsverhalten vorleben. Üben Sie aktives Zuhören, lernen Sie, konstruktives Feedback zu geben und zu empfangen und einfühlsam zu kommunizieren.
Möchten Sie mehr über gute Kommunikation am Arbeitsplatz erfahren? Dann machen Sie sich in diesem Leitfaden mit den vier häufigsten Kommunikationsstilen vertraut.
Wie kommuniziert man effektiv mit mehrsprachigen Kund:innen?
Erfahren Sie jetzt in unserem neuen eBook „So finden Sie die beste Strategie für Ihre mehrsprachige Kundenkommunikation“, wie Sie Ihren Mitarbeitenden helfen können, ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern und nachhaltige Kundenbeziehungen aufzubauen.
