In diesem Beitrag schauen wir uns die Veränderungen im Bereich Geschäftsreisen aufgrund der Covid-19-Beschränkungen an, was die „Neue Normalität” für Business Travel bedeutet und welche Vorteile das digitale Arbeiten in Gegenwart und Zukunft hat.
Jede Woche unterwegs sein, mit Kunden und Partnern vor Ort zusammenkommen, Projekte planen und Verträge schließen? Das war vor Covid-19 für viele Führungskräfte der ganz normale Alltag. Doch aktuell sind Dienstreisen, wenn überhaupt, nur noch unter bestimmten Auflagen erlaubt und die Sachlage kann sich täglich ändern. Die Gesundheit aller Angestellten steht in diesen Zeiten an oberster Stelle.
Und eine Tatsache wird auch immer deutlicher: Diese oder jene Geschäftsreise hätte es gar nicht gebraucht, vielleicht wäre das auch mit einer Mail oder einem Telefonat erledigt gewesen. Covid-19 stellt die gesamte Gesellschaft vor nie dagewesene Herausforderungen. Umso wichtiger ist es nun, die Weichen für diese „Neue Normalität” zu stellen – für das Arbeitsleben in Zeiten von Corona und danach.
Morgens mit dem ersten Flieger zum Termin, nachmittags wieder zurück und währenddessen immer hoffen, dass es nicht zu Verspätungen kommt, die den gesamten Tagesplan durcheinander werfen. Geschäftsreisen galten schon immer als stressig, ob innerhalb Deutschlands oder international. Ganze 77 Prozent der Geschäftsreisenden bezeichnen laut der „Chefsache Business Travel 2019”-Studie ihre Stimmung auf Business Trips als „angespannt”, 23 Prozent sogar als „stark bis sehr stark angespannt”. Meist sieht man bei beruflichen Reisen nicht viel mehr vom Ort als den Verhandlungstisch, man ist weit weg von Familie und Freunden. Das alles kostet nicht nur wertvolle Arbeits-, sondern auch Lebenszeit. Und umweltschädlich ist es obendrein.
Nichtsdestotrotz haben Business Trips vor Corona ein neues Rekordniveau erreicht: Laut der „VDR-Geschäftsreiseanalyse” ist 2019 mit 195 Millionen Geschäftsreisen pro Jahr der höchste Wert seit 10 Jahren gemeldet worden. Allein 60 Prozent davon gehen auf Tagesreisen zurück. Die Gründe dafür?
- Bestimmte Themen wie etwa wichtige Vertragsabschlüsse, das Lösen von Konflikten oder das Beenden einer Geschäftsbeziehung sollten im Idealfall von Angesicht zu Angesicht besprochen werden.
- Eine haptische Produktpräsentation oder das Besichtigen eines Projektes braucht den direkten Eindruck vor Ort.
- Und auch der so wichtige Small Talk ist virtuell eher schwierig. Zusammen Mittagessen gehen, von den Hobbys der anderen Teammitglieder erfahren, Kontakte pflegen. Das alles hat entscheidende Auswirkungen auf eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung.
Doch solange die Covid-19-Reisebeschränkungen greifen, gilt: „Nicht erforderliche Reisen” sollen laut Bund und Ländern vermieden werden. Um Kontakte zu reduzieren und somit das Infektionsrisiko zu minimieren. Es liegt damit im Ermessen des Managements zu bestimmen, welche Geschäftsreisen unter der gegebenen Situation notwendig sind. Weiterhin gilt wie gehabt die Fürsorgepflicht: Die Mitarbeitenden müssen so gut es geht geschützt werden. Für diese „Neue Normalität” müssen nun neue Rahmenbedingungen getroffen werden – für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit auf allen Seiten.
Digitalisierung der Zusammenarbeit als Chance sehen
Die Lösung? Dank Videochat-Services wird die digitale Kommunikation immer einfacher. Bereits seit Jahren wird die Digitalisierung in der Berufswelt vorangetrieben und gerade jetzt bietet die Video-gestützte Kommunikation viele Vorteile:
- Arbeitsplatz und -zeiten flexibler gestalten dank Homeoffice
- weniger Stress für die Angestellten
- ein produktives Arbeiten ohne Ablenkung
- international arbeiten
- bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Alles Themen, die auch nach Covid-19 aktueller denn je sein werden. Denn die jetzige Situation ist nicht etwa der Auslöser der digitalen Transformation in Unternehmen, sondern vielmehr der Beschleuniger: Wer jetzt noch nicht auf flexibles Arbeiten im Homeoffice umgestellt hat, mit geeigneter Hardware und Software, hat als Unternehmen das Nachsehen.
Der Wunsch vieler Mitarbeitenden nach mehr Flexibilität und Eigenverantwortung im Job ist seit Jahren Thema – und kann durch das Wegfallen von unnötigen Geschäftsreisen erfüllt werden. Zahlreiche Studien bestätigen, was viele schon lange vermutet haben: Homeoffice und die Möglichkeit der digitalen Kommunikation sorgen für weniger Stress und mehr Produktivität unter den Angestellten.
Und die neuen digitalen Möglichkeiten sind vielfältig:
- Besprechungen und Diskussionen folgen einem geregelten Ablauf, da niemand mehr durcheinander reden kann.
- Präsentationen lassen sich über das Teilen des eigenen Bildschirms besonders anschaulich gestalten und ganz einfach vom heimischen Schreibtisch aus geben.
- Selbst ganze Bewerbungsprozesse können mittlerweile allein per Videochat stattfinden: vom Zuschalten von weiteren Entscheidungsträgern an anderen Standorten bis hin zum Onboarding im Homeoffice.
Die mobile Zusammenarbeit als Chance sehen, Vorteile nutzen sowie das Beste aus der Situation machen, darum geht es aktuell geht. Wie aber kann eine längerfristige Strategie für die „Neue Normalität” aussehen?
Wie kann auch in Zukunft durch das Ausbleiben von persönlichen Meetings die soziale Komponente von Business Trips digital aufgefangen werden? Auch im Homeoffice gilt: Regelmäßige Arbeitszeiten sind entscheidend. Wöchentliche Online-Meetings etwa mit den Partnern im Ausland per Zoom oder Kennenlerngespräche mit internationalen Geschäftspartnern stärken die digitale Zusammenarbeit. Um mit Kollegen von anderen Standorten in Kontakt zu bleiben, mit denen man ansonsten auf gemeinsame Geschäftsreise gegangen wäre, bietet sich ein gemeinsamer Slack-Channel an. Die Teilnahme an Workshop-Konferenzen ermöglicht die Chance, sich als Firma wie auf einer Messe den anderen Teilnehmenden vorzustellen. Gleichzeitig können per Videokamera in einer Art Rundgang exklusive Einblicke in das eigene Unternehmen geteilt werden. Hier ist Kreativität gefragt, die Möglichkeiten sind endlos. Und das Beste? Das alles spart nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld. Darüber hinaus bedeutet weniger Reise-Aufwand für alle Mitarbeitenden mehr Zeit zur Weiterbildung. Wie wäre es stattdessen mit einem digitalen Sprachkurs? Oder einem virtuellen Workshop? Fest steht: Digitale Kommunikation wird weiterhin das Schlüsselwort des zukunftsorientierten Arbeitens sein.
Digitale Kommunikation ist das entscheidende Zukunftsthema
Was durch Covid-19 eine Notwendigkeit wurde, wird in den nächsten Jahren nicht mehr wegzudenken sein: Eine neue Selbstverständlichkeit für die Wertschätzung von Homeoffice wird auch in Zukunft aktuell bleiben müssen. Denn im Zuge der Klimakrise müssen sowohl internationale als auch innerdeutsche Flugreisen weiterhin auf ein Minimum reduziert werden. Eine Studie der Umweltschutzorganisation WWF zusammen mit den European Telecommunication Network Operators Associations (ETNO) zeigt die Auswirkungen, die Business Travel auf die Umwelt hat: Wenn allein in Europa 20 Prozent der Geschäftsreisen durch virtuelle Meetings ersetzt werden würden, könnte man dadurch jedes Jahr 22 Millionen Tonnen CO2 einsparen. Das entspräche dem jährlichen CO2-Ausstoß von 11,7 Millionen Kleinwagen.
Wie das erreicht werden kann? Bereits im letzten Jahr gaben rund die Hälfte der befragten Unternehmen bei der „Chefsache Business Travel 2019”-Umfrage an, dass sie bei der Buchung von Business Trips auf die Umweltfreundlichkeit achten. Ein Beispiel ist das Gruppieren von Meetings pro Geschäftsreise, um das Meiste aus den Treffen vor Ort herauszuholen. Im Rahmen der „Neuen Normalität” wollen nun laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts gar 90 Prozent von insgesamt 500 Unternehmen Business Trips kritischer hinterfragen. Unternehmerische Werte wie gesellschaftliche Verantwortung, Nachhaltigkeit und Familienfreundlichkeit sind aktueller als jemals zuvor – und die digitale Kommunikation ein wichtiger Schritt in eine neue, zukunftsfähige Arbeitswelt.
Welche aktuellen Bestimmungen zu Geschäftsreisen zurzeit im Rahmen der Beschränkungen gelten, entnehmen Sie am besten stets den aktualisierten Seiten des Auswärtigen Amtes. Weitere detaillierte Informationen zu den jeweiligen Reiseländern finden Sie in der App „Sicher Reisen”.
Wenn Sie nun Interesse haben das digitalem Arbeiten für Sie und Ihr Team zu verbessern und effizienter zu machen, dann ist Babbel for Business vielleicht genau das Richtige für Sie: Wir bieten eine online Sprachlernplattform vom mit Video-Einzel- oder Gruppenunterricht an. Kontaktieren Sie einfach unser Team.
