Business Development

Der ultimative Leitfaden zur Unternehmenskommunikation: So verbessern Sie Ihre interne und externe Kommunikation

Anika Wegner

Veröffentlicht: 17 November 2023

Upgedatet: 8 November 2024

Die Bedeutung guter Unternehmenskommunikation erstreckt sich weit über bloße Informationsvermittlung hinaus – sie ist das Herzstück jeder erfolgreichen Organisation. Eine klare, effektive Kommunikation sowohl intern als auch extern ist der Schlüssel zur Schaffung einer positiven Unternehmenskultur, zur Stärkung von Beziehungen zu Angestellen, Kund:innen und anderen Stakeholder:innen sowie zur erfolgreichen Positionierung in einem zunehmend anspruchsvollen Marktumfeld.

In diesem Blogpost werden wir die grundlegende Rolle der Unternehmenskommunikation untersuchen, wie sie das Image einer Organisation formt, Vertrauen aufbaut und einen nachhaltigen Einfluss auf den Geschäftserfolg hat. Tauchen wir ein in die Welt der Kommunikation und entdecken, warum sie das Fundament jeder blühenden Unternehmenslandschaft ist!

Inhaltsverzeichnis

Wie kommuniziert man effektiv mit mehrsprachigen Kund:innen?

Was ist Unternehmenskommunikation? Definition, Ziele & Aufgaben
5 Tipps für eine bessere Unternehmenskommunikation durch Sprachenlernen
Warum effektive Unternehmenskommunikation so wichtig ist
Was ist interne Kommunikation? Definition, Ziele & Beispiele
Was sind die 4 Säulen der internen Kommunikation?
- 📢 Schon gehört?
Wie Sie die interne Kommunikation im Unternehmen verbessern
Was ist externe Kommunikation? Definition, Ziele & Beispiele
7 Leitsätze für eine klare externe Unternehmenskommunikation
Externe Kommunikation: Mehr Umsatz durch Sprachenlernen
Fazit: Die Bedeutung guter Unternehmenskommunikation
- Wie kommuniziert man effektiv mit mehrsprachigen Kund:innen?

Was ist Unternehmenskommunikation? Definition, Ziele & Aufgaben

Es ist kein Geheimnis, dass gute Kommunikationsfähigkeiten in jeder Beziehung von Vorteil sind. Mit effektiver Kommunikation lassen sich Missverständnisse vermeiden und tieferliegende Probleme beseitigen. Aber was genau bedeutet das für den beruflichen Kontext?

Es umfasst die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie die externe Kommunikation mit Stakeholder:innen, Kund:innen, Medien, Investor:innen und der Öffentlichkeit.

Business-Kommunikation ist ein Kompetenzbereich, dem man besonders viel Aufmerksamkeit schenken sollte. In einem Blogbeitrag schreibt die Mitarbeiterentwicklungsplattform Smarp dazu: „Business-Kommunikation [ist] der ständige Informationsfluss innerhalb und außerhalb eines Unternehmens.“ Sie ist effektiv, wenn sich Mitarbeitende und Management an den Kernwerten ihres Unternehmens orientieren. Dabei sollten sie das gemeinsame Ziel verfolgen, präzise und effiziente Arbeit zu leisten, und alle Beteiligten während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden zu halten, um das Risiko von Fehlern zu minimieren.

Die Ziele der Unternehmenskommunikation können vielfältig sein und umfassen unter anderem die folgenden Aufgaben:

Interne Kommunikation:
- Förderung eines gemeinsamen Verständnisses der Unternehmensziele und Werte unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
- Bereitstellung relevanter Informationen über Geschäftsstrategien, Veränderungen und Ereignisse im Unternehmen.
- Motivation der Belegschaft und Aufbau eines positiven Arbeitsumfelds.
Externe Kommunikation:
- Aufbau und Pflege einer positiven Unternehmensimage nach außen.
- Kommunikation von Produkten, Dienstleistungen und Markenbotschaften an Kund:innen.
- Informierung von Investoren über Finanzergebnisse und geschäftliche Entwicklungen.
- Beantwortung von Anfragen von Medien und Öffentlichkeit.
Krisenkommunikation:
- Entwicklung von Kommunikationsstrategien für den Umgang mit Krisen oder unvorhergesehenen Ereignissen, um den Ruf des Unternehmens zu schützen.
Markenkommunikation:
- Schaffung und Verstärkung einer einheitlichen Markenidentität und Positionierung in der Zielgruppe.
Social Media-Kommunikation:
- Nutzung von sozialen Medien als Plattform für die Interaktion mit Kund:innen, Interessengruppen und der breiteren Öffentlichkeit.
Public Relations (PR):
- Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Medien, Meinungsbildnern und anderen relevanten Akteuren.

Die Unternehmenskommunikation spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung des Images und der Wahrnehmung eines Unternehmens. Eine effektive Kommunikationsstrategie fördert Vertrauen, stärkt die Bindung zu den Stakeholdern und trägt zur langfristigen Erfolgsgeschichte eines Unternehmens bei.

Es mag einfach klingen – aber gute Unternehmenskommunikation ist nicht selbstverständlich und bei der Ausarbeitung der Unternehmensstrategie wird ihr oft nur wenig Beachtung geschenkt. So ergab eine Studie des Risikomanagement-Unternehmens Arthur J. Gallagher, dass 60 Prozent der Firmen in den USA keine langfristige interne Kommunikationsstrategie haben.

5 Tipps für eine bessere Unternehmenskommunikation durch Sprachenlernen

Mit der zunehmenden Internationalisierung der Wirtschaft und der weltweiten Standortverteilung möchten viele Unternehmen die Kommunikationsfähigkeiten ihrer Teams durch Sprachenlernen verbessern. Um dies erfolgreich umzusetzen, sollten jedoch vorab einige Fragen geklärt werden: Wie kann man sicher sein, dass die gewählten Konzepte funktionieren? Und was sind die Auswirkungen auf die Unternehmenskommunikation allgemein?

Es besteht zwar kein Zweifel daran, dass gute Sprachkenntnisse die Kommunikation im Team verbessern können, dennoch ist ein gewisses Maß an Vorsicht geboten. Gerade in größeren Unternehmen möchte man nicht zu viel auf einmal verändern und die Kommunikationsstrukturen so womöglich beeinträchtigen. Damit die Vorteile voll zum Tragen kommen, ist es wichtig, Veränderungen mit Bedacht umzusetzen. Hier sind fünf Tipps, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihr gesamtes Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus seiner Investition zieht:

1. Nutzen Sie Sprachlernverfahren als Vorbild für die gesamte Unternehmenskommunikation

Wenn wir ein neues Projekt beginnen, sind wir meist fest entschlossen, es konsequent durchzuziehen – selbst wenn wir unseren Erwartungen einmal nicht gerecht werden. Beim Sprachenlernen ist Kontinuität der Schlüssel zum Erfolg und kann zudem weitere Lernmöglichkeiten für die Unternehmenskommunikation eröffnen.

Führungskräfte, die ein hohes Maß an Engagement erwarten, können zum Beispiel wöchentlich E-Mails an ihre Teammitglieder schicken und sie daran erinnern, sich Zeit zum Üben ihrer Lernsprache zu nehmen. Solche Routinen entscheiden oft über Erfolg und Misserfolg. Dasselbe Prinzip kann auf ähnliche Strukturen in anderen Bereichen der Unternehmenskommunikation übertragen werden.

In jedem Unternehmen gibt es bestimmte Grundsätze und Standardverfahren, die nicht immer befolgt werden können. Durch das Sprachenlernen können Teams üben, das, was sie sich vorgenommen haben, auch in die Tat umzusetzen: Sie können Hindernisse analysieren, Lösungen finden und Ergebnisse in einem kleineren Umfang beurteilen, bevor sie diese Strategien großflächig anwenden.

Tipp von Babbel: So überwinden Sie Kommunikationsbarrieren

2. Helfen Sie Ihren Mitarbeitenden, die Kommunikation im Team und im Unternehmen insgesamt zu verbessern

Damit sich das Sprachenlernen positiv auf die gesamte Unternehmenskommunikation auswirkt, ist es wichtig, die Motivation der Mitarbeitenden zu stärken. Ermutigen Sie Ihre Teams, ihre Sprachkenntnisse auch für breitere berufliche Zwecke zu nutzen, anstatt nur in bestimmten Situationen.

Denkbar wären zum Beispiel Networking-Veranstaltungen oder informelle „Blind Coffee“-Pausen zwischen Mitarbeitenden aus verschiedenen Unternehmensbereichen – und idealerweise aus verschiedenen Teilen der Welt. Auch ein Tandem-Austausch zwischen Teammitgliedern, die die jeweils andere Sprache fließend sprechen und lernen, ist eine großartige Idee. Solche kurzen Unterhaltungen können eine unterhaltsame und sinnvolle Gelegenheit sein, andere Kolleg:innen kennenzulernen und die im Selbststudium oder in einem Kurs erworbenen Kenntnisse zu üben.

Wenn man etwas gut beherrscht, kann man es auch an andere weitergeben. Sobald Ihre Mitarbeitenden die Kommunikation im Team verbessern, sollten Sie sie dabei unterstützen, dies auch an den Rest des Unternehmens weiterzugeben. Auf diese Weise können Verbindungen geschaffen werden, die Sie sonst vielleicht nicht gesehen hätten, und die Unternehmenskommunikation wird dadurch optimiert.

3. Fördern Sie die Freude am Sprachenlernen

Die erforderlichen Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation im Team mögen manchmal mühsam erscheinen, aber sie lohnen sich in jedem Fall. Gute Sprachkenntnisse können sowohl die individuelle als auch die unternehmensweite Kommunikation verbessern, vorausgesetzt, die beteiligten Personen bleiben am Ball.

Erinnern Sie Ihre Mitarbeitenden daran, warum sie eine neue Sprache lernen, um die Motivation aufrechtzuerhalten. Die Gründe können spezifisch für Ihr Unternehmen oder eher persönlicher Natur sein: sei es, um eine neue Kultur kennenzulernen, das Selbstvertrauen zu stärken oder Aufgaben effizienter erledigen zu können.

Der Zugang zum Lernmaterial und die Unterstützung der Teams beim Lernen sind ohne Frage wichtig. Aber auch die spielerischen Aspekte des Sprachenlernens können zum Teamzusammenhalt beitragen. Aktivitäten wie Filmabende in einer Fremdsprache können die Motivation steigern, um die eigenen Sprachkenntnisse zu verbessern. Gleichzeitig fördern sie den Austausch unter Kolleg:innen, was sich wiederum positiv auf die Unternehmenskommunikation auswirkt.

4. Wecken Sie den Kampfgeist

Zur Verbesserung der Teamkommunikation motiviert neben dem Erreichen definierter Meilensteine nichts so sehr wie ein wenig spielerischer Wettbewerb. Team-Turniere, die Lernende dazu anregen, ihre Sprachkenntnisse zu verbessern, können eine tolle Möglichkeit sein, alle Beteiligten zusammenzubringen und das Interesse am Sprachenlernen aufrechtzuerhalten. Verschiedene Abteilungen könnten zum Beispiel darum wetteifern, wer jeden Monat die meisten Lektionen in der Zielsprache absolviert oder bei einem Quiz die beste Leistung erzielt.

Indem Sie kreative Lösungen finden, um die Motivation Ihrer Teams zu fördern, ergeben sich automatisch Möglichkeiten, um den Kontakt mit anderen Abteilungen zu fördern. Das Sprachenlernen erfordert Offenheit und proaktives Engagement – Vorteile, die die gesamte Unternehmenskommunikation positiv beeinflussen können.

5. Holen Sie das Management ins Boot

Vor einiger Zeit haben wir uns mit Sodexo zusammengetan, einem Unternehmen für Gemeinschaftsverpflegung und Facility Management, das zu den Fortune 500 zählt und eine der größten multinationalen Firmen weltweit ist. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 420.000 Personen aus über 120 Ländern. Gemeinsam mit der Universität von Massachusetts führten wir eine zehnwöchige Studie durch, die uns Aufschluss darüber geben sollte, was die Lernenden bei Sodexo motiviert.

Eine wichtige Erkenntnis war, dass sich der Rest des Teams deutlich motivierter fühlte, wenn die Führungskräfte ebenfalls eine Sprache lernten. Das Team der Universität von Massachusetts schrieb dazu: „Eine starke Unterstützung durch die Führungspersonen kann sich positiv auf die Nutzung der Mitarbeitenden von Babbel und deren Einstellung dazu auswirken. Eine Führungskraft war sogar ein besonders großes Vorbild, da sie die mobile App über 60 Minuten pro Woche zum Sprachenlernen nutzte.“ In der Studie trugen die Unterstützung und die Beteiligung des Managements ebenfalls zu einer besseren Unternehmenskommunikation bei, da alle unabhängig von ihrer Stellung innerhalb der Organisation an der Erfahrung teilhaben konnten.

Warum effektive Unternehmenskommunikation so wichtig ist

Effektive Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg und das Wachstum eines Unternehmens. Wird sie vernachlässigt, kann es sein, dass Unternehmen die folgenden vier negativen Auswirkungen zu befürchten haben.

Umsatzeinbußen

Ineffiziente Kommunikation im Unternehmen verlangsamt Produktionsabläufe, verursacht Fehler, verzögert Projekte und kann Auftraggeber und Kunden verärgern. Laut David Grossman, dem Autor von You Can’t Not Communicate, kostet schlechte Kommunikation im Schnitt jährlich 26.041 US-Dollar pro Angestellten.

Niedrige Arbeitsmoral

Schlechte Unternehmenskommunikation verursacht Missverständnisse. Dies führt zu Unstimmigkeiten im Team, weil niemand die Verantwortung für einen Fehler übernehmen möchte. So kann sie zu einer Arbeitsatmosphäre der gegenseitigen Schuldzuweisung und Herabsetzung beitragen, was wiederum eine hohe Mitarbeiterfluktuation zur Folge hat.

Mangel an Innovation

Wenn die Kommunikationsfähigkeiten hinterherhinken, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass auch die Kreativität darunter leidet. Dagegen ist ein Team, das offen kommuniziert und sich über Ideen austauscht, viel erfolgreicher bei der Entwicklung innovativer und spannender neuer Konzepte.

Verpasste Fristen

Ein Team, das schlecht kommuniziert, macht mit größerer Wahrscheinlichkeit Fehler. Das führt zur Verzögerung von Projekten oder sogar dazu, dass Auftraggebende oder Kund:innen verärgert werden. Beides schadet dem Unternehmensumsatz.

Was ist interne Kommunikation? Definition, Ziele & Beispiele

Das Hauptziel der internen Unternehmenskommunikation besteht darin, ein gemeinsames Verständnis der Unternehmensziele, Werte und Aktivitäten zu fördern, die Zusammenarbeit zu stärken und eine effiziente Arbeitsumgebung zu schaffen.

Die interne Kommunikation kann verschiedene Formen annehmen, darunter diese Beispiele:

Mitarbeiter-Meetings: Regelmäßige Besprechungen, um Updates zu geben, Fragen zu klären und Feedback zu sammeln.
E-Mail-Kommunikation: Der Austausch von Informationen über elektronische Post.
Intranet-Plattformen: Interne Websites, auf denen Mitarbeitende Informationen, Ressourcen und Unternehmensnachrichten finden können.
Interne Memos und Mitteilungen: Schriftliche Kommunikation für formelle Ankündigungen oder wichtige Informationen.
Team-Besprechungen: Kleingruppenbesprechungen, um spezifische Themen zu diskutieren und die Zusammenarbeit zu fördern.
Schulungen und Workshops: Schulungen, um Fähigkeiten zu entwickeln und Mitarbeitende zu informieren.

Die effektive interne Kommunikation ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder einer Organisation gut informiert sind, sich mit den Unternehmenszielen identifizieren können und sich in einem Umfeld befinden, in dem klare und offene Kommunikation gefördert wird. Dies trägt nicht nur zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, sondern unterstützt auch die Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens.

Was sind die 4 Säulen der internen Kommunikation?

Die vier Säulen der internen Kommunikation beziehen sich auf die grundlegenden Elemente, die in einer effektiven internen Kommunikationsstrategie berücksichtigt werden sollten. Diese Säulen sind:

Strategie und Planung:
Eine klare Strategie und Planung sind entscheidend für den Erfolg der internen Kommunikation. Dies umfasst die Festlegung von Zielen, Identifizierung der Zielgruppen, Auswahl geeigneter Kommunikationskanäle und die Entwicklung von Botschaften, die die Unternehmensziele unterstützen.
Führungskommunikation:
Die Führungsebene spielt eine Schlüsselrolle bei der Gestaltung der Unternehmenskultur und der Verbreitung von Unternehmenswerten. Führungskräfte sollten regelmäßig mit den Mitarbeitenden kommunizieren, um Transparenz zu fördern, Ziele zu erklären und Mitarbeitende zu motivieren.
Mitarbeiterbeteiligung:
Die aktive Beteiligung der Mitarbeitenden ist entscheidend. Dies beinhaltet den Dialog, die Einbeziehung von Feedback, die Schaffung von Plattformen für den Austausch von Ideen und die Förderung einer offenen Kommunikationskultur. Mitarbeitende sollten sich gehört und in den Kommunikationsprozess einbezogen fühlen.
Interne Kommunikationsmittel und Technologie:
Die Auswahl geeigneter Kommunikationsmittel und Technologien ist wichtig, um Informationen effizient und wirksam zu übermitteln. Dies kann E-Mails, Intranet-Plattformen, interne Newsletter, Schulungen, Mitarbeiterveranstaltungen und mehr umfassen.

Diese vier Säulen arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass die interne Kommunikation nicht nur informativ, sondern auch zielgerichtet und interaktiv ist. Eine ganzheitliche Strategie, die diese Aspekte berücksichtigt, trägt dazu bei, eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen und das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern.

Wie Sie die interne Kommunikation im Unternehmen verbessern

Die gute Nachricht ist, dass es viele einfache, effektive und kostengünstige Möglichkeiten gibt, um eine lebendige Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Kommunikationsfähigkeiten unterscheiden sich kaum von den Fähigkeiten, die wir erwerben, wenn wir in anderen Lebensbereichen Kontakte knüpfen.

Wenn sich das Management also die Zeit nimmt, eine solide Kommunikationsstrategie zu etablieren, kann auf vorhandenen Kommunikationsfähigkeiten aufgebaut werden. Mitarbeitende verfügen bereits über die Grundvoraussetzungen – sie müssen nur lernen, wie sie ihre Kenntnisse in einem geschäftlichen Kontext anwenden.

Achten Sie auf nonverbale Kommunikation

Eine Studie von ubiquity.acm.org konnte bestätigen, dass 55 Prozent unserer Kommunikation nonverbal ist. Das bedeutet, dass Körpersprache, Augenkontakt, Körperhaltung und Gesichtsausdruck eine genauso wichtige Rolle spielen, wie das mündliche Gespräch selbst. Deshalb ist es sinnvoll, eine Kultur des aktiven Zuhörens zu fördern – wie das gelingen kann, zeigt David Grossman in diesem Blogbeitrag.

Schaffen Sie eine Kultur des Austauschs und Dialogs

Effektive Kommunikation beginnt in der Führungsetage eines Unternehmens. Vorgesetzte sollten daher mit gutem Beispiel vorangehen und eine Kultur des Dialogs vorleben. Fragen Sie Ihr Team regelmäßig nach Feedback. Ermutigen Sie Offenheit und Diskussion.

Wenn Probleme innerhalb des Teams auftreten, bringen Sie alle Parteien zusammen, um diese gemeinsam zu besprechen. So können diese schneller gelöst werden und in Zukunft vermieden werden. Es mag anfangs schwer erscheinen, aber meistens sind es die schwierigen Gespräche, die am dringendsten geführt werden müssen.

Setzen Sie auf eine Sprachlernstrategie

Missverständnisse werden häufig durch Sprachprobleme hervorgerufen. Die Arbeitswelt wird immer internationaler und die Belegschaft vieler Unternehmen besteht aus Mitarbeitenden unterschiedlicher Nationalitäten, von denen viele in ihrer Zweitsprache arbeiten. Das bringt zweifellos zahlreiche Vorteile, führt allerdings auch häufig zu Kommunikationsproblemen, sowohl intern als auch extern. Hier kann sich eine Sprachlernlösung wie die Firmensprachkurse von Babbel for Business besonders positiv auf die Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen auswirken.

Machen Sie Ihre gemeinsamen Ziele öffentlich

Nichts ist motivierender, als ein gemeinsames Ziel offen zu teilen und zusammenzuarbeiten, um es zu erreichen. Das Gleiche gilt für die Kommunikation. Machen Sie Ihre Strategie öffentlich und stellen Sie genau dar, was Sie als Führungskraft tun werden, um sicherzustellen, dass sich Ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern. Ihr Team wird Ihre Offenheit zu schätzen wissen und Ihrem guten Beispiel folgen.

Tipp von Babbel: Die 4 häufigsten Kommunikationsstile – und wie Sprachenlernen sie verbessern kann

Nutzen Sie Online-Tools anstelle von Meetings

Obwohl Meetings sicherlich Sinn und Zweck haben, nehmen sie oft wertvolle Zeit in Anspruch, die sich anderweitig besser nutzen ließe. Es gibt effizientere Wege, um zu kommunizieren, gerade in Zeiten von Homeoffice und Remote Work. Sie können beispielsweise Projektmanagement-Tools und andere Kommunikationswege für wöchentliche Statusberichte nutzen, ohne den Arbeitstag Ihrer Mitarbeitenden durch zu viele Meetings zu blockieren.

Mehr zum Thema: Tipps für eine verbesserte hybride Kommunikation

Was ist externe Kommunikation? Definition, Ziele & Beispiele

Diese Zielgruppen können Kunden, Lieferanten, Medien, Investoren, die breitere Öffentlichkeit und andere Interessengruppen außerhalb der Organisation umfassen. Das Hauptziel der externen Kommunikation besteht darin, das Image und den Ruf einer Organisation zu gestalten, Beziehungen zu externen Partner:innen aufzubauen und aufrechtzuerhalten sowie relevante Informationen über Produkte, Dienstleistungen und Aktivitäten zu teilen.

Erscheinungsformen der externen Kommunikation umfassen die folgenden Beispiele:

Pressemitteilungen: Offizielle Mitteilungen an Medien, um über Unternehmensereignisse, Produktneuheiten oder andere wichtige Ankündigungen zu informieren.
Medienkontakte: Die Kommunikation mit Journalisten und Medienvertretungen, um die Berichterstattung über das Unternehmen zu beeinflussen.
Social Media: Die Nutzung von Plattformen wie Facebook, Twitter, LinkedIn und anderen, um mit Kund:innen, der Öffentlichkeit und anderen Interessengruppen zu interagieren.
Kundenkommunikation: Informationen für Kund:innen, sei es über Marketingmaterialien, Werbung oder direkte Kommunikation.
Investorenkommunikation: Die Bereitstellung von Informationen für Investoren, darunter Finanzergebnisse, Geschäftsstrategien und Unternehmensentwicklungen.
Öffentliche Reden und Veranstaltungen: Die Teilnahme an oder Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen oder öffentlichen Reden, um die Position des Unternehmens zu präsentieren und Beziehungen zu Interessengruppen zu stärken.

Effektive externe Kommunikation ist entscheidend für den Aufbau von Vertrauen, das Management des Images eines Unternehmens und die Förderung einer positiven Wahrnehmung in der Öffentlichkeit. Sie spielt eine Schlüsselrolle bei der Gestaltung der Beziehungen eines Unternehmens zu seinen externen Stakeholdern.

Mehr zum Thema: Was ist Employer Branding, warum ist es so wichtig und wie können Sie Ihres optimieren?

7 Leitsätze für eine klare externe Unternehmenskommunikation

In dem 1952 erschienenen Buch Effective Public Relations von Scott M. Cutlip und Allen H. Center erstellten die Autoren eine Liste von grundsätzlichen Eigenschaften der PR-Arbeit mit dem Titel „Die 7 Ks der Kommunikation“ (oder „The 7 Cs of Communication“ in der englischen Originalfassung). Obwohl das Buch vor einiger Zeit geschrieben wurde, sind diese Leitsätze auch heute noch höchst relevant, insbesondere für die externe Kommunikation im Kundenservice und in den sozialen Medien.

Selbstverständlich ist eine klare Kommunikation für alle Unternehmen wichtig. Doch für diejenigen, die ihr Geschäft durch Mehrsprachigkeit erweitern möchten, gewinnt sie um ein Vielfaches an Bedeutung. Unternehmen, die in die Sprachkenntnisse ihrer Mitarbeitenden investieren, um neue Märkte im Ausland zu erschließen, müssen ganz genau aufpassen, wenn sie verhindern möchten, etwas Falsches zu kommunizieren. Glücklicherweise bieten diese sieben Leitsätze eine hilfreiche Orientierung, die alle Mitarbeitende in der externen Unternehmenskommunikation befolgen können, um in jeder Sprache klare Botschaften zu vermitteln.

1. Komplett: Geben Sie alle relevanten Informationen an

Laut einer Studie von McKinsey & Company verbringen viele Mitarbeitende etwa 30 Prozent ihrer Arbeitswoche mit der Beantwortung von E-Mails – und jeder weiß, wie frustrierend und ineffizient das sein kann. In vielen Fällen hätten Probleme, deren Lösung Dutzende von E-Mails erfordert, vermieden werden können, wenn die erste E-Mail von Anfang bis Ende genauere Anweisungen enthalten hätte. So wie Vollständigkeit in der internen Kommunikation viel Zeit und Geld spart, kann die Angabe aller relevanten Informationen in der externen Kommunikation zu mehr Stammkunden und Umsatz führen.

Wenn sich Vertriebs- und PR-Teams die Zeit nehmen, um zu prüfen, ob ihre externe Kommunikation alle relevanten Informationen enthält, spart das auf lange Sicht Zeit und Geld und verhindert Unsicherheit seitens der Kundschaft. Das Gleiche gilt für den Einsatz von sozialen Medien, um Werbegeschenke, Produkte oder Veranstaltungen zu bewerben. Auch für die Kommunikation im Kundenservice ist Vollständigkeit unerlässlich. Wenn alle relevanten Informationen auf einmal und mit hinreichend Kontext angegeben werden, spart dies Ihren Kund:innen Zeit und erleichtert ihnen den Aufbau einer Beziehung zu Ihrer Marke.

Mehr zum Thema: So verbessern Sie Ihre Kundenkommunikation

2. Knapp: Kommunizieren Sie Ihr Anliegen mit so wenig Worten wie möglich

Abgesehen davon, dass es mehr mehr Zeit und Geld kostet, erhöht eine zu ausführliche Kommunikation auch die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Empfänger:innen langweilen oder den Überblick verlieren. Die Lösung hierfür ist Prägnanz in der gesamten externen Kommunikation. So zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen die Zeit der Kund:innen wertschätzt und ihnen so schnell wie möglich einen Mehrwert vermitteln möchte. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden in der externen Unternehmenskommunikation darin schulen, wie sie ihre Botschaften knapp und präzise vermitteln können, hat das zusätzliche Vorteile: nur das Nötigste wird kommuniziert und überflüssige Floskeln fallen weg.

3. Kundenorientiert: Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Kund:innen

Laut einer Studie von Deloitte beschreiben 60 Prozent der Langzeitkunden ihre Verbindung zu ihren Lieblingsmarken mit emotionalen Begriffen – und 39 Prozent der Menschen wechseln die Marke, nachdem sie eine schlechte Erfahrung gemacht haben. Dies unterstreicht die Bedeutung von Empathie und einer emotionalen Verbindung in der externen Kommunikation. Eine kundenorientierte Kommunikation ist hierbei der erste Schritt.

In diesem Zusammenhang bedeutet kundenorientiert, dass man Empathie für die Menschen hat, mit denen man kommuniziert, und versucht, sich so weit wie möglich in ihre Lage hineinzuversetzen. Zwar ist es wichtig, präzise zu kommunizieren und alle relevanten Informationen bereitzustellen, doch diese Leitsätze bringen Sie nicht sehr weit, wenn die Botschaft selbst für die Kund:innen nicht relevant ist. Beginnen Sie damit, über die Wünsche und Anforderungen Ihrer Kundschaft nachzudenken, und der Rest kommt von allein.

4. Konkret: Stellen Sie spezifische Informationen bereit

Wenn Sie die Wahl hätten, auf eine dieser beiden Überschriften zu klicken, welche würden Sie wählen: „Wie Sie Ihren Umsatz steigern“ oder „Wie Sie Ihren Umsatz in einer Woche verdoppeln“? In den meisten Fällen erweckt die zweite Variante mehr Aufmerksamkeit, da sie konkreter und spezifischer ist. Anstatt den Leser:innen nur eine allgemeine Steigerung zu versprechen, gibt sie eine konkrete Kennzahl und einen dazugehörigen Zeitrahmen an. Selbst in diesem einfachen Beispiel ist leicht zu erkennen, wie wichtig konkrete Informationen sind.

Obwohl es für Unternehmen verlockend sein kann, mit ihrem Marketing eine möglichst große Anzahl an Personen anzusprechen, ist es oft sinnvoller, sich genau darüber im Klaren zu sein, wer von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung profitieren könnte, und sich direkt an diese Personen zu wenden. Dieser Grundsatz ist besonders relevant für international agierende Unternehmen, für die ein konkretes Verständnis der Kultur und Sprache eines fremden Marktes der Schlüssel zu einer effektiven Kommunikation ist.

5. Kordial: Zeigen Sie Respekt

Unternehmen können eine Vielzahl unterschiedlicher Marken anbieten, und manche sind vielleicht etwas „kantiger“ als andere. Doch die Bedeutung von Höflichkeit im Umgang mit Kund:innen sollte nicht unterschätzt werden. Dabei ist besonders darauf zu achten, dass Kundendienstmitarbeitende die Probleme der Kundschaft ernst nehmen und Lösungen anbieten, auch wenn die Emotionen einmal hochkochen. Ebenso ist es wichtig, dass Werbung und Beiträge in den sozialen Medien positiv sind und die Zeit der Adressaten wertschätzen.

Höflichkeit ist besonders wichtig, wenn es um die Verwendung von Fremdsprachen und die externe Kommunikation mit internationalen Märkten geht. Ford hat das auf die harte Tour erfahren, als sie in Belgien mit einem Slogan werben wollten, von dem sie dachten, er laute: „Jedes Auto hat eine hochwertige Karosserie“. Übersetzt hieß das für die belgischen Kund:innen: „Jedes Auto hat eine hochwertige Leiche“. Dieser Fauxpas zeigt, wie wichtig das Erlernen der Sprache der jeweiligen Märkte sein kann, um zu verhindern, dass Werbung respektlos oder unangebracht ist.

6. Klar: Keep It Simple

Eine klare Kommunikation kommt oft ganz von allein, wenn man die anderen Leitsätze befolgt, doch ihre Bedeutung kann nicht oft genug hervorgehoben werden. Oft bombardiert ein Unternehmen, Leser:innen und potenzielle Kund:innen mit Informationen, die für sie nicht relevant sind, oder mit Texten, die zu lang und zweideutig sind. All diese Fehler führen dazu, dass sich die Kund:innen nicht mehr angesprochen fühlen. Und das wiederum schadet dem Unternehmen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden in der externen Unternehmenskommunikation klare Ziele für all ihre Dialoge und Kampagnen haben – und diese so direkt wie möglich kommunizieren.

7. Korrekt: Stellen Sie sicher, dass Ihre Angaben stimmen

In der oben erwähnten Studie von Deloitte schätzten die Verbraucher:innen die Bedeutung von

Vertrauenswürdigkeit (83 Prozent),
Integrität (79 Prozent) und
Ehrlichkeit (77 Prozent)

bei ihren bevorzugten Marken höher ein als alle anderen Eigenschaften. Diese Erkenntnis ist von grundlegender Bedeutung für Mitarbeitende im Kommunikationswesen: Die Informationen, die ein Unternehmen bereitstellt, müssen stets korrekt sein, um die Integrität der Marke zu wahren.

Bei der Angabe konkreter Daten, der Erläuterung einer Werbeaktion oder einer Kundendienstlösung ist Genauigkeit das A und O, wenn Sie Ihre Kundschaft zufriedenstellen möchten. Obwohl die meisten erfolgreichen Unternehmen nie absichtlich falsche Informationen verbreiten würden, können dennoch Fehler passieren – und das kann fatale Auswirkungen haben. Um dies zu vermeiden, sollten Sie kurz innehalten und Informationen doppelt prüfen, bevor Sie sie weitergeben.

All dies zeigt, wie wichtig die 7 Leitsätze für die externe Unternehmenskommunikation sind und auf welch vielfältige Art und Weise sie angewandt werden können. Angesichts der rasant voranschreitenden Globalisierung sind sie heutzutage sogar noch wichtiger denn je. Mit der zunehmenden Internationalisierung der Wirtschaft werden mehrsprachige Mitarbeitende, die sich auf verschiedenen Märkten klar, fließend und überzeugend ausdrücken können, immer wichtiger. Aus diesen und anderen Gründen sind spezielle Sprachtrainings, wie der Business-Englisch-Kurs von Babbel for Business, von unschätzbarem Wert für Unternehmen, die ihre externe Kommunikation schärfen und ihr Geschäft auf die nächste Stufe heben möchten.

Externe Kommunikation: Mehr Umsatz durch Sprachenlernen

Obwohl Verkauf, PR, Customer Service, Social Media und Marketing auf den ersten Blick unterschiedliche Unternehmensbereiche mit unterschiedlichen Zielen sind, dienen sie im Grunde alle demselben Zweck: Sie formen die Wahrnehmung einer Marke durch den Kunden oder der Kundin. Eine erfolgreiche internationale Marke erzählt ihren Kund:innen auf der ganzen Welt eine kraftvolle, persönliche Geschichte – genau aus diesem Grund können alle Teams der externen Kommunikation in hohem Maße von gezielten Sprachlernprogrammen für Unternehmen profitieren.

Babbel for Business ist Spezialist für Sprachlernprogramme mit wissenschaftlich belegtem Lernerfolg und bietet Dienste wie Babbel Live mit zielgerichteten Gruppenunterricht, der sich perfekt in den schnelllebigen Unternehmensalltag integrieren lässt. Im folgenden werfen wir einen Blick darauf, wie Sprachenlernen die Effizienz aller Teams der externen Unternehmenskommunikation unterstützt und steigert.

Sprachenlernen zur Stärkung des Customer Service

Nachdem Kund:innen ein Produkt oder eine Dienstleistung erworben haben, bekommen sie zusätzliche Unterstützung direkt von Mitarbeitenden aus dem Kundenservice. Wenn Unternehmen in diesem Bereich versuchen, Kosten einzusparen, setzen sie damit viel aufs Spiel: Eine Studie von Bain and Company zeigt, dass Unternehmen, die ihre Prioritäten im Customer Service setzen, pro Jahr vier bis acht Prozent mehr Umsatz erzielen als ihre Konkurrenz.

Wie auch die anderen Bereiche der externen Unternehmenskommunikation lebt der Kundenservice von der Empathie und dem Verständnis der Mitarbeitenden, um die Anliegen der Kund:innen lösen zu können. Da die Unternehmenswelt zunehmend internationaler wird, spricht auch die Kundschaft immer mehr Sprachen. Um diese Kund:innen fließend und effizient anzusprechen zu können, müssen Customer-Service-Abteilungen mit dieser Entwicklung Schritt halten.

Zweisprachige PR-Experten lassen die Konkurrenz hinter sich

Während Mitarbeitende im Kundenservice die Probleme ihrer Kund:innen verstehen und lösen müssen, ist es die Aufgabe von PR-Expert:innen, diese Erfolgsstorys aus dem Customer Service an die Öffentlichkeit zu bringen.

Im Zuge der Erweiterung des Kundenstamms richten viele Unternehmen ihren Blick auf neue Märkte. PR-Mitarbeitende können deren Erschließung unterstützen, indem sie zusammen mit lokalen Medien in diese Märkte eingreifen und im wahrsten Sinne „deren Sprache sprechen“. Sprachenlernen ist hier für die notwendige Business-Kommunikation von unschätzbarem Wert, um letztlich rund um den Globus neue Kund:innen zu gewinnen.

Sprachenlernen hilft Vertriebsteams, kulturelle Barrieren zu überwinden

In seinem wegweisenden Buch „When Cultures Collide“ untersucht der britische Sprachwissenschaftler Richard D. Lewis, wie sich Unternehmen und gesellschaftliche Organisationen in den verschiedenen Ländern der Welt unterscheiden und wie dies in Verkaufsgesprächen und Verhandlungen zu Missverständnissen führen kann. Denn die Sprache, die wir in der Unternehmenskommunikation verwenden, ist durchzogen von kulturellen Codes.

Da wir in einer zunehmend globalisierten Welt leben, gewinnt Sprachenlernen für Vertriebsteams immer mehr an Bedeutung – und um so effektiv wie möglich zu sein, ist es von großem Vorteil, die Sprache der Zielgruppe zu sprechen. Ein zusätzlicher Bonus: Sprachenlernen hilft Mitarbeitenden der externen Kommunikation, die spezifischen kulturellen Nuancen und sensiblen Bereiche zu verstehen, die auf anderem Wege oft nur schwer zu durchdringen sind.

Tipp von Babbel: Wie Sie die interkulturelle Kommunikation stärken und warum das für Ihr Unternehmen so wichtig ist

Social-Media-Teams sind essenziell, um Kund:innen zu akquirieren und die Brand Awareness organisch zu erhöhen. Während Unternehmen diese Aufgaben je nach Größe unterschiedlich organisieren, ist Social Media oft nur ein Aspekt von Marketing und Werbung, die Print, Bildmedien und digitale Kommunikation umfassen können. Dennoch spielen Social-Media-Teams für die externe Kommunikation eine zentrale Rolle, weil in ihnen die gesamte Verkaufsstrategie eines Unternehmens zusammenläuft.

Im Zeitalter der digitalen Kommunikation schaffen Unternehmen, die sich in der öffentlichen Kundeninteraktion in den sozialen Medien gut präsentieren, eine hoch sichtbare und ansprechende Marke. Die Grundlage einer effizienten Markenentwicklung bilden dabei Scharfsinnigkeit, Humor und das Gefühl für den richtigen Ton. Mit anderen Worten: Es reicht nicht aus, Social-Media-Posts mit Google Translate zu übersetzen und dann zu erwarten, dass die gewünschte Resonanz erzeugt wird. Clevere Unternehmen lernen die Sprache und die Kultur ihrer Märkte, damit sie mit ihren Zielgruppen in Kontakt treten und sich in jedem Kontext selbstbewusst präsentieren können.

Sprachenlernen wappnet Angestellte der externen Kommunikation für die Zukunft

Während erfolgreiche Unternehmen eine exzellente interne Organisation sowie starke Produkte und Dienstleistungen brauchen, nimmt die Kommunikation der Unternehmenswerte nach außen eine zentrale Rolle ein. Teams der externen Kommunikation tun dies, indem sie eine einzigartige Marke formen, das passende Narrativ dazu entwickeln und diese mit einer großen Reichweite verbreiten.

Da die Globalisierung die Geschäftswelt auch weiterhin bestimmt, sehen sich diese Teams mit mehr Herausforderungen konfrontiert als je zuvor. Deshalb investieren clevere Unternehmen in ihre Mitarbeitenden, um die Weichen auch zukünftig auf Erfolg zu stellen. Das flexible und bewährte Sprachlernprogramm von Babbel for Business bietet eine großartige Möglichkeit, um Teams der externen Kommunikation und Unternehmen aller Art auf die Welt von morgen vorzubereiten.

Tipp von Babbel: So finden Sie den richtigen Sprachkurs für Ihre Mitarbeitenden

Fazit: Die Bedeutung guter Unternehmenskommunikation

Durch den Fokus auf effektive Unternehmenskommunikation stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen höhere Umsätze verzeichnet, nachhaltige Beziehungen zu Kund:innen und Partner:innen aufbaut und eine offene, tolerante und motivierte Arbeitskultur schafft. Am wichtigsten ist dabei, dass sich das Management darüber im Klaren ist, wie entscheidend Kommunikation für den Unternehmenserfolg ist – und dass es mit gutem Beispiel vorangeht.

Anika Wegner

SEO Content & Blog Manager — Sprache als Zugang zu anderen Kulturen ist ein Thema, das Anika sehr am Herzen liegt. Deshalb schreibt sie bei Babbel über Themen, wie Unternehmen von Sprachlernlösungen profitieren können.